Der Gesetzgeber hat wegen des Umstellungsaufwands einige Übergangsregelungen eingeführt, der zeitliche Aufschub gilt jedoch nur für Rechnungsaussteller.

Unternehmerische Rechnungsempfänger müssen schon ab dem 01.01.2025 für den Empfang und die Verarbeitung der neuen E-Rechnungen bereit sein.

Mit der Umstellung auf E-Rechnungen machen Unternehmen einen weiteren Schritt in Richtung Digitalisierung ihrer Prozesse.

Kritisch wird hier gesehen, dass viele Unternehmen ein bestehendes und funktionierendes Rechnungswesen betreiben, das eigentlich keiner Anpassung bedarf. Eher behindert die Umstellung kleinere Betriebe und schränkt den Unternehmer in seiner Entscheidungsfreiheit ein. Ein weiterer unnötiger Schritt in Richtung Bürokratisierung, der Unternehmen mit Aufwand und Kosten belastet.

Hier sind die wichtigsten Punkte und Schritte, die Unternehmen beachten sollten:

Was sich ändert: Die neue E-Rechnung

Ab dem 01.01.2025 müssen alle inländischen B2B-Umsätze gemäß der Richtlinie 2014/55/EU (Europäische Norm EN 16931) in einem strukturierten elektronischen Format abgerechnet werden. Papier- und PDF-Rechnungen gelten fortan als „sonstige Rechnungen“ und sind nur noch in Ausnahmefällen zulässig.

Betroffene Unternehmen:

• Alle in Deutschland ansässigen Unternehmen, einschließlich Kleinunternehmer und Vermieter, die zur Umsatzsteuer optiert haben.
• Auch für umsatzsteuerfreie Leistungen, Umsätze unter Umkehr der Steuerschuld sowie Margenbesteuerung gilt die Pflicht zur E-Rechnung.

Ausnahmen sind:

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € inkl. Umsatzsteuer
• Fahrausweise
• Rechnungen an Verbraucher (B2C-Bereich)

Übergangsregelungen für Rechnungsaussteller

Zwischen dem 01.01.2025 und dem 31.12.2026 dürfen weiterhin Papierrechnungen ausgestellt werden, sofern der Empfänger zustimmt. Ab dem 01.01.2027 gibt es gestaffelte Regelungen je nach Umsatz des Vorjahres.

Hat der Umsatz im vorangegangenen Kalenderjahr die Grenze von 800.000 € nicht überschritten, dürfen im Jahr 2027 ausgeführte Umsätze weiterhin als sonstige Rechnungen übermittelt werden (teils nur mit Zustimmung des Empfängers); werden sie überschritten, dürfen keine Papierrechnungen mehr ausgestellt werden, wohl aber Rechnungen, die mittels EDI-Verfahren übermittelt werden, auch wenn keine Möglichkeit besteht, die erforderlichen Informationen zu extrahieren.

Ab dem 01.01.2028 müssen die neuen Anforderungen an E-Rechnungen und deren Übermittlung dann in jedem Fall zwingend einhalten werden.

Hinweis für Rechnungsempfänger: Unabhängig von den Übergangsregelungen müssen Empfänger ab dem 01.01.2025 bereit sein, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten. Dies gilt auch ohne ausdrückliche Zustimmung des Empfängers.

Zulässige Formate für E-Rechnungen

Das Bundesfinanzministerium hat die Formate „ZUGFeRD“ (ab Version 2.0.1) und „XRechnung“ als konform mit der EN 16931 anerkannt. Beide Formate ermöglichen eine strukturierte Übermittlung und maschinelle Auswertung von Rechnungsdaten.

• ZUGFeRD: Kombiniert PDF und XML-Daten, wobei der XML-Teil vorrangig ist.
• XRechnung: XML-basiertes Format, gängig im öffentlichen Auftragswesen.
• EDI-Verfahren: Bestehende elektronische Datenaustauschverfahren sind weiterhin zulässig, sofern sie mit EN 16931 interoperabel sind.

Die Rechnungsangaben bleiben gleich

Sowohl eingehende als auch ausgehende (E-)Rechnungen müssen die folgenden Angaben enthalten, um von der Finanzverwaltung als ordnungsgemäß anerkannt zu werden:

• den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers sowie des Leistungsempfängers; die Angabe eines Postfachs ist ebenfalls erlaubt
• die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmers
• das Ausstellungsdatum
• eine fortlaufende Rechnungsnummer
• Menge und handelsübliche Bezeichnung des Gegenstands der Lieferung oder Art und Umfang der sonstigen Leistung
• den Zeitpunkt der Leistung oder der Vereinnahmung des Entgelts oder Teilentgelts bei Anzahlungsrechnungen
• das nach Steuersätzen bzw. Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen
• den Steuersatz und Steuerbetrag bzw. einen Hinweis auf eine etwaige Steuerbefreiung
• bei steuerpflichtigen Werklieferungen in Zusammenhang mit einem Grundstück an eine Privatperson den Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers
• den Begriff „Gutschrift“, wenn der Leistungsempfänger die Rechnung erstellt

In Sonderfällen sind zusätzliche Rechnungsangaben notwendig, beispielsweise bei Rechnungen über Umsätze, die dem Reverse-Charge-Verfahren unterliegen, der Hinweis auf die „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.

Selbst wenn nur eine dieser Angaben fehlt, ist die Rechnung nicht mehr ordnungsgemäß und der Empfänger verliert das Recht auf einen Vorsteuerabzug aus dem Rechnungsbetrag. Empfänger sollten Rechnungsangaben daher unbedingt auf ihre Vollständigkeit und Richtigkeit überprüfen und, falls Mängel vorhanden sind, eine neue ordnungsgemäße Rechnung anfordern.

Die richtige Umstellung auf E-Rechnung

1. Software-Kompatibilität: Stellen Sie sicher, dass Ihre Software ab dem 01.01.2025 alle zulässigen Formate verarbeiten kann. Erwägen Sie die Nutzung von Lösungen wie DATEV Unternehmen Online.
2. Stammdatenqualität: Vervollständigen und aktualisieren Sie die Stammdaten Ihrer Geschäftspartner.
3. Kommunikation mit Lieferanten: Informieren Sie Ihre Lieferanten rechtzeitig über die neuen Anforderungen und bitten Sie um E-Rechnungen in bevorzugten Formaten.

Prüfungssichere Archivierung

E-Rechnungen müssen zehn Jahre lang in unveränderter digitaler Form aufbewahrt werden. Eine Dokumentenmanagementsystem (DMS) ist empfehlenswert, um eine ordnungsgemäße und nachvollziehbare Archivierung zu gewährleisten.